Chính sách bảo mật hồ sơ học viên/thân chủ

Chính sách này (“Chính sách”) quy định cách Trung tâm Tư Vấn Và Đào Tạo Nam Dương (“Trung tâm”) thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ hồ sơ học viên/thân chủ phát sinh trong quá trình tiếp nhận – tư vấn – đồng hành – đào tạo – định hướng. Trung tâm xác định “Bảo mật – Tận tâm – Chuyên nghiệp” là giá trị cốt lõi và có nêu cam kết bảo mật thông tin khách hàng trên Website.

🔒 1. MỤC ĐÍCH ÁP DỤNG

Chính sách này nhằm:

  • ✅ Bảo vệ thông tin nhạy cảm của học viên/thân chủ và gia đình trong quá trình đồng hành
  • ✅ Minh bạch cách Trung tâm quản lý hồ sơ để tăng sự an tâm, tin tưởng khi tham gia chương trình
  • ✅ Thiết lập nguyên tắc bảo mật trong toàn bộ quy trình tiếp nhận, tư vấn, xây dựng kế hoạch và theo dõi tiến triển

📁 2. HỒ SƠ HỌC VIÊN/THÂN CHỦ LÀ GÌ?

“Hồ sơ học viên/thân chủ” có thể bao gồm (tùy từng trường hợp):

  • Thông tin nhận dạng và liên hệ của phụ huynh/người giám hộ và học viên
  • Thông tin nền liên quan đến tình trạng học tập, sinh hoạt, thói quen chơi game, mục tiêu thay đổi
  • Nội dung trao đổi trong các buổi tiếp nhận/đánh giá/định hướng
  • Kế hoạch đồng hành cá nhân hóa và ghi nhận tiến triển định kỳ trong quá trình triển khai
  • Các thông tin có tính nhạy cảm khác do gia đình/học viên tự nguyện cung cấp trong quá trình làm việc

🎯 3. NGUYÊN TẮC BẢO MẬT VÀ PHẠM VI CAM KẾT

Trung tâm cam kết:

  • ✅ Giữ bí mật nội dung hồ sơ và các thông tin phát sinh trong quá trình tư vấn/đồng hành
  • ✅ Chỉ sử dụng hồ sơ cho đúng mục đích: tiếp nhận – đánh giá – thiết lập kế hoạch – đồng hành – theo dõi/điều chỉnh
  • ✅ Áp dụng nguyên tắc tối thiểu cần thiết: thu thập vừa đủ, chia sẻ nội bộ ở mức vừa đủ để thực hiện công việc
  • ✅ Hạn chế việc sao chép, chuyển tiếp hồ sơ qua các kênh không an toàn

Cam kết bảo mật này phù hợp định hướng hoạt động của Trung tâm (đồng hành, điều trị tại nhà, định hướng tương lai…) như giới thiệu trên Website.

📋 4. MỤC ĐÍCH THU THẬP & SỬ DỤNG HỒ SƠ

Hồ sơ được thu thập và sử dụng chủ yếu để:

  • ✅ Tiếp nhận, tư vấn & đặt lịch ban đầu (qua hotline/website/Zalo theo mô tả quy trình)
  • ✅ Khai thác vấn đề & định hướng mục tiêu trong phiên gặp đầu tiên
  • ✅ Thiết lập kế hoạch đồng hành cá nhân hóa và phối hợp lịch trình cùng gia đình
  • ✅ Đánh giá tiến triển định kỳ và điều chỉnh kế hoạch khi cần

🛡️ 5. QUYỀN TRUY CẬP HỒ SƠ (AI ĐƯỢC XEM?)

Chỉ các nhóm sau có thể được tiếp cận hồ sơ, trong phạm vi công việc:

  • 👤 Chuyên gia/nhân sự phụ trách trực tiếp ca đồng hành
  • 👤 Bộ phận điều phối/tiếp nhận (nếu cần để sắp xếp lịch, phối hợp triển khai theo kế hoạch)

Nguyên tắc vận hành: phân quyền theo nhiệm vụ, hạn chế số người biết thông tin, và chỉ trao đổi nội bộ theo mức cần thiết.

🔁 6. CHIA SẺ THÔNG TIN: TRƯỜNG HỢP NÀO ĐƯỢC PHÉP?

Trung tâm không chia sẻ hồ sơ học viên/thân chủ ra bên ngoài vì mục đích thương mại.

Thông tin có thể được chia sẻ trong các trường hợp sau:

  • ⚖️ Theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền (khi có căn cứ pháp lý phù hợp)
  • 🧩 Khi cần phối hợp triển khai dịch vụ trong phạm vi nhân sự/đơn vị được Trung tâm phân công và có nghĩa vụ bảo mật (và chỉ ở mức tối thiểu cần thiết)
  • 🛟 Tình huống khẩn cấp liên quan an toàn (ví dụ nguy cơ gây hại nghiêm trọng), Trung tâm có thể ưu tiên các bước cần thiết để bảo vệ an toàn cho học viên/gia đình và những người liên quan; đồng thời cố gắng thông báo cho người giám hộ trong phạm vi phù hợp

⏱️ 7. THỜI GIAN LƯU TRỮ & HỦY HỒ SƠ

  • Trung tâm lưu hồ sơ trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, theo dõi sau chương trình và xử lý các yêu cầu phát sinh (nếu có).
  • Khi không còn nhu cầu sử dụng hợp pháp hoặc khi bạn yêu cầu theo quy định, Trung tâm sẽ thực hiện xóa/hủy/ẩn danh hóa hồ sơ phù hợp với phương thức lưu trữ hiện hành.

🧾 8. QUYỀN CỦA HỌC VIÊN/THÂN CHỦ & PHỤ HUYNH/NGƯỜI GIÁM HỘ

Bạn có quyền:

  • ✅ Yêu cầu xác nhận việc Trung tâm đang lưu hồ sơ
  • ✅ Yêu cầu cập nhật/chỉnh sửa thông tin sai lệch
  • ✅ Yêu cầu xóa/hạn chế xử lý thông tin trong một số trường hợp phù hợp
  • ✅ Trao đổi về cách Trung tâm bảo mật và quản lý hồ sơ

Lưu ý: Với học viên là người chưa thành niên, việc yêu cầu/cung cấp thông tin thường được thực hiện thông qua phụ huynh/người giám hộ, phù hợp đặc thù đối tượng thanh thiếu niên mà Trung tâm hướng tới.

🔐 9. BIỆN PHÁP BẢO MẬT HỒ SƠ

🛡️ Bảo mật quản lý

  • Phân quyền truy cập theo vai trò
  • Giới hạn sao chép/chuyển tiếp hồ sơ
  • Nhắc nhở nguyên tắc bảo mật trong quá trình làm việc

💻 Bảo mật kỹ thuật (định hướng)

  • Lưu trữ có kiểm soát truy cập
  • Hạn chế truyền tải dữ liệu nhạy cảm qua kênh không an toàn
  • Thực hiện các biện pháp phòng ngừa truy cập trái phép trong khả năng hệ thống

🚨 10. XỬ LÝ SỰ CỐ RÒ RỈ/NGHI NGỜ LỘ THÔNG TIN

Khi phát hiện hoặc nghi ngờ có sự cố bảo mật, Trung tâm sẽ:

  • 🔎 Xác minh phạm vi ảnh hưởng
  • 🧯 Thực hiện biện pháp ngăn chặn, hạn chế rủi ro
  • 📣 Thông báo và phối hợp với gia đình/thân chủ theo mức phù hợp của sự cố
  • 📝 Rà soát và cải tiến quy trình để phòng ngừa tái diễn

📝 11. THAY ĐỔI CHÍNH SÁCH

Trung tâm có thể cập nhật Chính sách này khi cần thiết. Phiên bản mới sẽ được công bố trên Website của Trung tâm và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng tải.

📞 12. LIÊN HỆ VỀ BẢO MẬT HỒ SƠ

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc/yêu cầu nào liên quan đến bảo mật hồ sơ học viên/thân chủ, vui lòng liên hệ:

  • Trụ sở chính: Số 26 ngõ 12 đường Hàm Nghi, Phường Từ Liêm, TP Hà Nội
  • SĐT/Zalo: 086.919.2285
  • Email: Daotaothiennam@gmail.com